신입사원만 모르는 업무용어

'품의서'와 '기안문', '전표' 등 학창시절에는 쓰지 않던 외계어들의 등장에 긴장하는 신입사원이 의외로 많다. 한 후배는 사무실 구석에 나 있는 좁은 문으로 사람들이 자주 드나드는데 과연 그곳의 정체가 무엇인지 며칠이나 고민했다고 한다. 그곳의 정체는 바로 ‘탕비실’이었다. 탕비실(湯沸室)은 일본식 한자어 표현으로, 차를 준비하거나 설거지를 할 수 있는 작은 부엌 정도로 생각하면 되겠다.

품의서

조금 어려운 말이기는 하다. 쉽게 이해하자면 ‘기획 문서’라고 보면 되는데, 윗사람의 결재가 필요한 사항에 대해 작성하는 문서다. 품의서에서 기획력이 나온다고 볼 수 있다.같은 항목에 대해서도 누구는 논리정연하게 “보스, 이건 이래서 사인하셔야 합니다”라고 설득하는 것에 비해 누구는 “급하니까 사인해주세요”라고 하기 때문이다. 문서 작성의 꽃이 바로 품의서니까 앞으로 신경써서 작성하기 바란다.

기안문

기획 문서다. 품의서와 비슷한 문서인데, 사업이나 활동계획의 초안이라고 보면 된다. 실제로는 품의서, 기안문, 기획서가 모두 비슷한 뜻으로 쓰인다. 엄격하게 구분하자면 기안문은 프로젝트나 업무를 처음 시작할 때 “이러이러하게 해보겠습니다, 사인 부탁드 립니다”라는 성격을 갖는 문서라고 할 수 있다.

전표

은행, 회사, 상점 따위에서 금전출납이나 거래내용 따위를 적은 쪽지다. 일반회사에서 는 ‘매출 기록장’ 정도로 이해하면 된다. 뜬금없이 누가 “그거 전표 처리된 거야?”라고 물으면 ‘아하, 매출이 제대로 기록되고 처리되었는지 묻는 거구나’ 하고 이해하면 된다. “웬 전표? 그게 뭐예요?” 이러면 서로 머쓱해진다.

세금계산서

물건의 가격과 그에 따른 부가가치세 등의 세금이 적혀 있는 작은 쪽지다. 쉽게 ‘영수증’이라고 보면 된다. 회사에서는 세금계산서가 있어야 경비로 인정할 수 있으므로 항상 영수증, 세금계산서 등을 잘 챙기는 버릇을 가져야 한다. 까딱 잘못하면 세금계산서 안 챙긴 만큼 당신의 월급이 공제(?)될지도 모른다.

거래명세서

세금계산서와 마찬가지로 일종의 영수증인데, 세금계산서에는 세금이 자세히 적혀 있는 것에 비해 거래명세서에는 물건의 내역과 가격이 자세히 적혀 있다는 미묘한 차이가 있다.

지출결의서

개인이 자영업하면 상관없지만, 회사에서는 회사돈을 사용할 때 근거가 있어야 한다. 회사돈을 사용하는 근거가 지출결의서인데, “이러저러한 명목으로 돈을 얼마 쓰겠습니다”라는 문서다. 중간관리자 이상의 간부들이 주로 사인하는 문서라고 보면 되고, 신입사원인 당신은 당분간 지출결의서를 기안하는 일만 하게 될 것이다. 어서 결재권자로 업그레이드되시라.

사수

이건 원래 군대용어다. 총이나 대포를 직접 쏘는 사람을 사수, 옆에서 보조하는 사람을 부사수라고 하는 것에서 개념이 확장되어, 회사에서는 ‘직속 선임자’를 나타내는 말로 사용된다. 사수와 상관은 약간 다른데, 사수는 나의 상관은 아니더라도 업무를 가르쳐주는 사람일 수 있다. 당신 손을 잡고 인사시키러 다니던 사람, 그가 바로 당신의 사수다.

팔로우업(Follow-up)

일종의 ‘후속작업’이라고 보면 된다. 모든 일이 단번에 끝나는 것은 아니므로 지속적으로 확인하고 관리하는 작업이 필요한데 이러한 확인과 관리, 즉 지속적인 후속작업을 팔로우업이라고 한다.

TFT

Task Force Team의 약자. ‘TF팀’이라고 부르기도 한다. 회사의 일상적인 업무가 아닌 특별한 프로젝트를 수행하기 위해 각 부서에서 사람을 모아 팀을 만드는 것을 말한다. 일종의 특공대라고 할 수 있다. 만일 TFT에서 역할을 잘하면 당신은 능력 있는 사람으로 인정받을 수 있다. 다만 회사가 어려워서 구조조정을 할 때는 TFT에 속한 사람들이 먼저 나가게 되는 경우가 흔하다.

워크숍

크게 두 가지 의미로 사용된다. 우선 단어의 뜻과 일치하는 것으로, 모여서 같이 공동의 일을 하는 것이다. 예를 들어 ‘판매촉진을 위한 워크숍’이라고 하면, 자유롭게 모여 해당주제에 대해 토론하고 그 결과를 발표하면서 업무에 적용하는 모임을 말한다. 또 다른 의미는 회사에서 가는 MT라고 할 수 있다. “우리 부서 놀러 가요” 하면 좀 눈치 보이니까 워크숍이라고 이름 붙여서 가기도 하는 것이다.

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