보고서 작성법 | 보고서에 색(color) 사용하는 방법

사람마다 좋아하는 색(color)은 다릅니다. 그러나 상대의 개인적인 취향과 무관하게 자료에 적합한 기본색을 결정해야 합니다. 아래의 흐름도에 표시한 2단계 판단에 따라, 3가지 종류로 선택합니다.

1단계 판단 기준은 ‘자료를 읽는 상대가 소속된 조직에 주제색이 있는가?’입니다. 예를 들어, 은행이라는 범주에서 보면 기업은행의 심볼 컬러는 파랑, 국민은행은 주황,하나은행은 녹색으로 설정되어 있습니다. 이 기업들은 사내 자료의 머리글 부분의 색도 심볼 컬러와 같은 색으로 통일되어 있습니다.

심볼 컬러가 있는 조직, 회사 로고에 특정 색을 사용하는 조직에 대해서는 그색을 기본색으로 한 자료를 제시하는 것이 좋습니다.

처음에 심리적인 공감을 갖게 하면 내용에도 호의적인 시각을 갖는 사람이 많습니다. 그래서 상대의 조직에 주제색이 있다면 그 색을 기본색으로 해야 합니다.

2단계 판단 기준은 ‘자료 내용을 감정에 호소할 것인지, 이성에 호소할 것인지’입니다.

상대의 사기를 북돋을 목적의 자료라면 긍정적인 감정을 끌어내기 쉬운 따뜻한 계통의 색을 사용하는 것이 좋습니다.

상대의 논리적 사고를 높일 목적의 자료는 차분한 마음을 끌어내기 쉬운 차가운 계열의 색을 사용하는것이 좋습니다. 차가운 계열의 색은 자료를 읽는 상대의 객관적인 판단을 끌어내는 데 도움이 됩니다.

보고서에서 기본 색깔 결정 방식 예

기본색 적용은 도형이나 조합하는 다이어그램에만 국한되지 않습니다. 엑셀로 작성하는 그래프의 색채도 기본색에 따른 배색을 기준으로 합니다.

눈에 띄게 하고 싶은 곳은 강조색으로 표시하고, 나머지는 기본색~옅은색 범위에서 단계적으로 색의 밝기를 조정하면 자료의 모양이 통일되어, 주목할 부분으로 자연스럽게 시선을 유도할 수 있습니다.

그래프의 색상 설정 방법

그래프 중에서 색이 칠해져 있는 부분을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하여 나타나는 [데이터 계열 서식]에서 [채우기]를 선택하여 원하는 색으로 설정할 수 있습니다.

색을 설정할 때는 투명도와 그라데이션이라는 2가지 옵션이 있습니다.

- 투명도

예를 들어, 바탕이 되는 다이어그램과 그래프 위에 보충 정보를 추가할 경우, 일률적으로 투명도를 20%로 하여 추가한 도형에서 배경 분위기를 전하는 정도로 해도, 독자에게는 이미지가 충분히 전해집니다.

한편 광범위하게 겹치는 도형이라면, 투명도를 50% 이상으로 하여 배경 정보를 확인할 수 있게 합니다. 그렇지 않으면 정보가 숨어버린 것처럼 상대는 느낄 것입니다.

- 그라데이션

그라데이션은 기본적으로 사용할 필요는 없습니다. 그래도 사용해야 한다면 양의 크기를 강조할 때나 입체감을 표현하여 강조하고 싶을 때 사용합니다.

[채우기]에서 [그라데이션 채우기]를 선택하고 [종류], [방향], [그라데이션 중지점]의 3요소로 지정합니다. 바탕색을 살리려면 [표준 스타일]은 사용하지 않습니다. [종류]는 [선형]으로 지정하고, [방향]은 원하는 대로 설정합니다. [중지점]은 2점으로 하고 가급적 같은 계열의 명암이 가까운 2종류를 선택합니다. 그 이상 복잡한 설정은 모양새를 해칩니다.

보고서 작성 원리 70 (엑셀&파워포인트&워드를 이용한) 요시자와 준토쿠 지음. 윤신례 역 전문 컨설턴트가 알려주는 자료 정리 + 문서 작성 기술