보고서 작성법│긴 문장을 슬림하게 정리하기

보고서 작성법(원리)

보고서 문장은 슬림하게! 삭제와 분할 의식하기

굳이 쓰지 않아도 문장의 내용에 영향이 없는 표현은 모두 지우고, 지나치게 긴 문장은 간결한 형태로 분할하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 자료를 읽는 사람이 불필요한 오해를 하는 위험을 줄일 수 있습니다.

예를 들어보겠습니다. 먼저, 아래 문장을 읽어보세요.

‘문장을 슬림화하게 형상화하려면 먼저 꾸미는 표현 등을 없애고 기본적으로 주어와 서술어만으로 최소한의 문장을 최초에 만들고, 그것들의 표현을 1개씩 써보며, 원래 문장을 전달하기 위해 필요한 최소한의 구성이 재현될 때까지 계속합니다.'

전달하려는 내용은 알겠지만 표현이 두루뭉술하다고 느끼는 사람도 있을 것입니다. 이러한 글이 여러 차례 등장하면 많은 사람은 ‘장황한 설명’에 불만을 갖게 됩니다. 

그렇다면 다음과 같이 쓰면 어떻게 느낄까요?

'문장을 슬림화하려면 먼저 꾸미는 표현을 없앤 최소한의 문장을 만듭니다. 다음에 수식 표현을 1개씩 써보며, 문장이 재현될 때까지 계속합니다.'

첫 문장과 비교하면 깔끔한 인상을 줍니다. 문장이 2개로 나누어져 있고, 문장의 주된 구성은 바뀌지 않았지만 불필요한 표현을 빼고 1문장의 길이를 짧게 하였습니다.

앞의 문장에서 ‘문장을 슬림하게 하는 것’이 주어 부분의 주 내용이고, 서술 부분에서 나타내고자 하는 바는 ‘문장의 뜻을 재현할때까지 계속하기’입니다. 주어부분과 서술 부분의 내용을 바탕으로 각 단어의 필요 여부와 대체 여부를 판단합니다.

한 문장에 쉼표(,)가 4개 이상 등장하거나, 120자(A4용지 4줄 이상)를 초과하는 경우에는 문장을 분할하는 것이 이해하기 쉽다고 생각해도 좋겠습니다.

[그림 2-3-B]를 보면서 다시 한 번 확인해 보세요.

보고서 작성 원리 70 (엑셀&파워포인트&워드를 이용한) 요시자와 준토쿠 지음. 윤신례 번역 전문 컨설턴트가 알려주는 자료 정리 + 문서 작성 기술