보고서 작성법│설득을 위한 보고서 기초 만들기

보고서 작성법(작성 원리)

상대와 다른 의견은 서두에서 주장하지 마라. 서두의 다른 주장은 부정적인 ‘반응’을 불러온다.

보고, 제안, 문서 작성의 WHAT(목적)을 이루려면 그 주장을 지원하는 WHY(이유)를 전달만이 아닌 WHO(상대)에게 어떤 메리트가 있는지 언급할 필요가 있습니다. 즉, 자료의 뼈대는 그 흐름을 알도록 구성해야 합니다.

이런 흐름을 표현하는 것에 적합한 방법이 PREP(프렛프)입니다. PREP는 Point(주장), Reason(이유), Example(사례), Point(마무리)의 흐름을 나타낸 말로 상대의 이해를 얻기 쉬운 설명의 접근 방식으로서 알려져 있습니다.

예를 들어, 00사(社)용 제안서에 포함된 ‘제안 내용파트’를 PREP으로 구성해 봅시다.

처음에 주장을 만들고 다음에 그 이유를 제시합니다. 이유를 더 보강하기 위한 사례를 거론하며, 마지막에 주장으로 마무리 짓도록 자료의 흐름을 만들면 설득력 있는 자료가 완성됩니다.

 

위의 [그림 2-1-B]와 같이 PREP를 이용해 제안서의 목차를 구성하면 매우 효율적이지만, 상대의 의견과 다른 주장을 기술해야 하는 경우에는 더욱 주의가 필요합니다.

자료를 봤을 때, 이유 없이 처음부터 자신의 의견과 다른 주장이 보이면 ‘이런 생각도 하네’ 라고 생각하기보다는 그것을 부정적으로 여기고 ‘자신의 생각을 부인했다!’라고 반발하는 사람이 많습니다. 사람에 따라서는 거부 반응이 지나쳐 거절 반응까지 보이며 논의조차 못하게 하기도 합니다.

이런 걱정이 조금이라도 있다면 P(Point, 주장)에 결론을 명기하지 않고, 마지막 P(Point, 마무리)를 이용해 상대방의 반응을 보는 방식을 추천합니다.

예를 들어, 나는 [그림 1-2-B]에 표시한 제안 내용 파트에서는 ‘전표 기능과 기간 시스템을 분리시켜 효율화를 도모한다’라는 주장을 했지만, 상대는 처음부터 전표 기능과 기간 시스템의 분리는 불가능하다’라고 주장했었다고 가정해 봅시다.

PREP를 이용해 정면으로 자신의 주장을 호소하려고 하면 상대가 화를 낼 수 있으므로 상대방의 의견에 동의하며 그것과는 다른 방식도 살펴볼 내용이 있다는 것을 비치도록 합니다. 상대는 자신의 의견이 부정될 가능성이 있다는 것을 느끼면서도 정면으로 부정된 것이 아니므로 여전히 귀을 기울이고 있을 것입니다. 이 시점에서 다른 방식의 장점과 그 이유를 함께 설명해 나갑니다.

당신이 제시한 이론에 충분한 이유를 설명할 수 있다면 상대가 이성적인 판단으로 생각을 전환할 가능성은 높아집니다.

보고서 작성 원리 70 (엑셀&파워포인트&워드를 이용한) 요시자와 준토쿠 지음. 윤신례 번역 전문 컨설턴트가 알려주는 자료 정리 + 문서 작성 기술