PPT 표 디자인의 기본 원칙 | 프레젠테이션/파워포인트 Tip #2

엑셀에서는 데이터를 분석하기 위해 표를 사용하고, 파워포인트에서는 데이터를 표현하기 위해 표를 사용합니다. 프로그램에 따라 표의 사용 목적이 서로 다르지만, 데이터를 효율적으로 보여주기 위해 표를 디자인하거나 작성할 때 지켜야 할 기본 원칙은 같습니다.

1. 주목할 부분을 강조해서 표현하라

<변경 전>

<변경 후>

프레젠테이션 디자인을 할 때 데이터의 효율적인 정리를 위해 표를 자주 사용합니다. 하지만 왼쪽 표처럼 전달하려는 메시지가 무엇인지 전혀 알 수 없게 디자인을 하면 어느 부분을 집중해서 봐야 하는지 알 수 없으며, 가독성도 떨어져서 내용이 더욱 어렵게 느껴집니다. 따라서 데이터 분석 표를 만들 때는 청중이 주목할 부분이 무엇인지 강조해서 표현해야 합니다. 파워포인트에서 사용하는 표는 발표자가 전달하는 메시지의 근거가 된다는 점을 꼭 기억합니다.

2. 선을 최소화하라

<변경 전>

<변경 후>

표는 가로 선과 세로 선으로 구분되어 있지만, 데이터가 많은 표는 선 때문에 데이터 값을 읽기가 어렵습니다. 이 경우 최소한의 그리드 라인만 남겨둔 채 나머지 선을 삭제하면 주요 데이터에 집중할 수 있는 표로 쉽게 수정할 수 있습니다. 표의 선을 없애는 것은 여백을 확보하는 것과 같습니다. 선을 삭제하여 데이터의 구분이 모호해졌다면 행 또는 열에 음영을 적용하여 데이터를 효과적으로 표현할 수 있습니다.

3. 숫자는 셀의 오른쪽으로 정렬하라

<표 데이터를 왼쪽으로 정렬한 경우>

<표 데이터를 오른쪽으로 정렬한 경우>

텍스트를 입력할 때 대부분 왼쪽 정렬을 선호합니다. 나라마다 텍스트를 읽는 방향이 다르지만, 우리나라의 경우 글을 읽을 때 시선의 흐름이 왼쪽에서 오른쪽 방향으로 진행됩니다. 하지만 숫자의 경우에는 왼쪽 정렬이 아니라 오른쪽 정렬해야 합니다. 숫자는 크기(단위)를 비교해야 하기 때문에 오른쪽 정렬을 해야 수치 값을 쉽게 비교할 수 있습니다.

4. 소수점을 기준으로 정렬하라

<소수점 값과 정수 값을 모두 오른쪽으로 정렬한 표>

<정수에 소수점 이하 자릿수를 표시하여 소수점을 기준으로 정리한 표>

숫자 데이터는 오른쪽 정렬을 하는 것이 좋지만, 숫자를 소수점 값까지 표시해야 한다면 소수점을 기준으로 정렬해야 합니다. 소수점과 정수를 함께 사용하면 데이터의 크기를 구분하기 어려울 수 있으므로 정수만 있는 경우에도 소수점 자리를 표시하거나 소수점을 기준으로 정렬하는 것이 좋습니다.

5. 비교용 데이터는 세로로 배열하라

<브라우저를 기준으로 데이터를 세로로 배열한 표>

<시간을 기준으로 데이터를 세로로 배열한 표>

표는 주로 데이터를 비교하기 위해 사용하므로 여러 데이터를 비교할 때는 가로보다 세로로 배열하는 것이 좋습니다. 비교할 대상이 무엇인지에 따라 다를 수 있지만, 시간별로 데이터를 비교해야 할 때는 브라우저보다 시간을 기준으로 데이터를 세로로 배열한 표가 좀 더 쉽게 이해합니다.

6. 두 개의 항목 비교시 비교 항목을 가운데에 배치하라

<변경 전>

<변경 후>

비교용 표를 작성할 때 비교 대상이 두 가지 이상이면 비교 항목을 표의 가운데에 배치해서 이해도를 높일 수 있습니다. 또한 기준이 되는 데이터를 왼쪽에 배치하는 것도 좋습니다.

직장인을 위한 실무 엑셀&파워포인트 2013 배준오 지음 엑셀로 분석하고 파워포인트로 발표한다!