신입사원이 알아야 할 사내 메신저, 이메일 사용법

사내 메신저 현명하게 사용하기

스마트폰 보급과 함께 카카오톡을 주요 의사소통 수단으로 사용하는 일이 많아지면서 이에 대해 현명한 사용법이 필요한 상황이다. 나는 동네 친구와 부서 고참의 이름이 같아서 고참에게 상스러운 욕을 하면서 메신저의 말문을 연 아찔한 기억이 있다. 뒷덜미를 타고 흐르는 메가톤급 오싹함을 느끼기 전에,이런 실수를 피하는 요령을 익혀두자.

1. 대화명에 실망, 울분, 짜증을 드러내지 마라

참 많이들 하는 실수다. 어제 애인과 싸웠다고 이름 옆의 대화명을 “오늘은 우울해요ㅜ.ㅜ” 이런 식으로 하면 안된다. 회사 사람들이 보면 ‘이 친구는 맨날 우울하다가 기쁘다가 하니, 일할 정신이 남아 있겠나?’ 하고 생각할 염려가 있기 때문이다. 대화명에 자신의 부서와 직급을 적어넣으면 참으로 프로다운 모습이겠지만, 그렇게까지 하기 싫다면 그냥 대화명을 표시하지 않는 것도 좋은 방법이다.

나쁜 대화명의 예는 이렇다. “내 탓이오? 얼어죽을”, “오늘 데이트 있어요”, “건드리지마!!”, “쫄지 마, 씨바”

2. 아이디는 이름이 가장 무난하다

이름이 들어가야 할 자리에 난데없이 꽃이나 스마일이 들어가 있는 경우도 있다. 당신을 찾기 위해 한참을 헤맬 상사의 얼굴을 생각하면 참 쉽지 않은 결정일 텐데, 많이들 그런다. 심지어 꽃을 눌러보고 ‘이 사람이 홍길동이구나’ 겨우 기억했는데 다음날 다시 스마일로 바뀐다면? 회사 메신저의 아이디는 되도록 본인의 이름으로 할 것을 권한다. 이모티콘이나 기호를 넣으면 ‘나한테 메신저로 말 걸지 마’라고 선전포고하는 것과 같다.

3. 메신저도 인격이다

회사 내에서 사용하는 메신저는 이메일과 똑같이 업무와 관련된 연락을 하는 수단이다. 그리고 동시에 메신저의 말투나 어투는 당신을 표현하는 수단이 된다. 옆 부서의 실무자에게 “해주세염”, “해주시면 꿀잼”, “개이득” 이런 식으로 메시지를 날리는 것은 ‘나는 아직 직장인은 아닌가 봅니다’라고 이야기하는 것과 같다. 메신저도 직장인답게 사용하자.

그리고 메신저를 통해 이상한 사진이나 동영상을 유포하면 부서의 음흉한 남자 고참들에게는 환영받을 수 있겠지만, 그 고참들도 그걸 보내는 당신을 보며 ‘일 안 하는 게으른 사원’이라고 속으로 욕할 수 있다. 그러니 누가 좋은 거(?) 업무시간에 보내주면 혼자 보고 그냥 지우도록 하라.

4. 상사의 메시지를 씹지 마라

상사와 메신저를 하는 것은 상당히 피곤한 일이다. 친구들과 메신저하기에도 시간이 빠듯한데, 자꾸 상사가 이것저것 메신저로 물어보면 귀찮다는 생각이 먼저 든다. 그래서 그냥 무시하고 싶을 텐데, 그래도 회사생활에서는 이런 것도 모두 프로답게 임해야 한다. 상사의 메신저 호출에는 실제 마주보고 이야기하듯 예의를 다해서 응대하자.

5. 메신저 알림음 소거와 포커페이스가 생명이다

카카오톡의 단톡방에서 완전히 개떼처럼 메시지를 교환하는 경우가 있다. 이때 알림음이나 진동이 연달아 울리면 부서원들에게 피해가 간다. 심각한 회의를 하고 있는데 “카톡 왔어요~” 또는 알림음이 연달아 울리면서 “까까까까까까톡” 이러면 서로 민망해진다. 친구들과의 단톡은 되도록 무음으로 설정하자.

6. 표정관리도 중요하다. 

친구가 아무리 재미있는 이야기를 보내줘도 업무와 관련된 톡을 받은 것처럼 메소드 연기를 해야 한다. 하하 웃어버리면 그 순간 당신은 스마트폰만 바라보는 스마트하지 못한 사원이 되어버린다.

이메일 현명하게 활용하기

참조자(CC), 비밀참조자(BCC)를 활용해서 목적을 달성하라

‘참조자’는 말 그대로 해당 이메일을 참조하는 사람이다. 즉 이메일에 대해 직접 받고 보내야 하는 당사자는 아니지만, 돌아가는 상황을 알고 있어야 하는 사람이 참조자인 것이다. 참조자는 당신의 시간을 줄여줄 수 있다.

참조자(CC)는 당신 대신 업무를 독촉해준다

예를 들어 A부서의 판매상황을 알려달라고 요청한다고 했을 때, 실무담당자인 홍길동 대리에게 문의메일을 보내면서 해당 팀의 팀장을 참조자로 삼는다.

만약 회신이 늦는 경우, 당신이 홍길동 대리에게 빨리 답을 알려달라고 독촉하지 않아도 A부서의 팀장이 “저번에 판매상황 요청받은 것 처리했나?”라고 해줌으로써 당신의 수고를 덜어줄 수 있다.

또 다른 예를 들자면, B라는 제품을 개발할 필요성이 있는 경우, 제품개발에 대한 필요성을 제품개발 실무자에게 요청하면서 동시에 개발 부서의 팀장을 참조자로 삼으면, 개발부서의 팀장이 알아서 “B제품 개발의뢰에 대해서는 이러이러하다고 회신하세요”라고 실무자에게 지침을 주게 된다.

이렇게 참조자를 잘 활용하면 당신의 수고를 많이 덜 수 있다.

주의할 것은, 시급한 일이나 중요한 일에만 팀장 정도 레벨의 사람을 참조자로 해야 한다는 것이다. 매사 모든 일에 다른 부서의 팀장을 참조자로 하면 “넌 팀장들이랑만 일하냐?”라는 원망(?)을 듣게 될지도 모르니 말이다.

비밀참조자(BCC)는 숨은 막강 후원자가 될 수도

이것은 보통 높으신 분들이 많이 받는 메일이다. 당신이 ‘비밀참조자’가 되어 메일을 받을 일은 당분간 없을 것이고, 반대로 보낼 일은 많을 것이다.

비밀참조자란 메일을 받기는 받지만 메일상에 수신자 또는 참조자로 표시되지 않는, 말 그대로 메일을 받는다는 사실을 보낸 사람과 비밀참조자 당사자만 알게 되는 기능이다.

만약 당신이 정말 중요한 일이 있어서 계속 확인 요청을 하는데 상대방이 꿈쩍도 하지 않거나, 아주 높으신 분도 일의 진행상황을 알아야 하는데 메일을 받는 사람이 그 아주 높으신 분이 메일을 같이 받는다는 사실을 몰라야 할 때 유용하다.

예를 들면 현재 시장에 중요한 변화가 있어서 상황을 공유하고 해당 부서의 실장이나 임원이 알아야 하는 경우, 신입사원인 당신이 임원에게 직접 메일을 보내는 것은 너무 성급한 것 같고, 보통의 보고순서를 따라 보고하면 시간이 너무 지체될 것 같다고 판단했을 때, 가장 효율 적인 방법은 실장이나 임원을 비밀참조자로 해서 메일을 보내는 것이다. 현 시장상황에 대해 해당 부서의 실무자들에게 메일을 보내면서 동시에 비밀참조자로 해당 부서의 실장이나 임원을 정하면 된다. 그러나 이 역시 급할 때 아주 가끔 활용해야 하는 팁이다.

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